Opalo (Open Atlas s'organise)

Documentation interne de l'organisation de l'association.

• Accueil stagiaires
• Informations globales sur les stages
• Gestion du Kiltir Vrac
• Process de développement
• Suivi des réunions
• Réunions de groupe Open Atlas
• Campagne de don

Accueil stagiaires

Informations globales sur les stages

Bienvenue !

Nous sommes heureux de vous accueillir au sein de notre association. Vous venez d’intégrer l’association OPEN ATLAS.

Ce livret a été mis en place pour vous guider et vous accompagner dans les grandes
étapes de votre intégration. Vous y trouverez des informations pratiques et des éléments de présentation de l’association.

Cette page vous est spécialement destiné et vous sera utile pour comprendre les activités, le
fonctionnement ainsi que l’organisation de l’association que vous intégrez. Il a pour objet de vous donner les informations utiles dans votre vie professionnelle quotidienne.

Nous vous en souhaitons bonne lecture et bon usage.

L'association

Nous vous invitons à lire attentivement ces pages :

• Présentation de l'association
• Historique du projet

Votre arrivée

Avant toute chose assurez d'avoir connaissance de :

• Votre référent : c’est votre contact principal. Il a pour mission de vous accueillir, de vous aider, de vous informer et de vous guider dès votre arrivée.
• L'intitulé et la nature de votre poste.
• Votre convention : notre association a signé avec votre Centre de formation une convention.
  En signant votre convention, vous vous êtes engagé⋅e pour une durée déterminée.
• Vos horaires de travail : les bureaux sont ouverts de 8h30 à 17h.

Vos obligations

L’association dépend de la Convention Collective de l’Animation et des règles qui la
régissent.

• Sécurité : il incombe à chaque salarié de prendre soin de sa sécurité et de sa santé ainsi que de celle des autres personnes concernées du fait de ses actes ou de ses omissions au travail.
• Environnement :
  • La gestion des déchets : l’activité de l’association génère peu de déchets. Toutefois, le tri sélectif est pratiqué dans le respect des jours de collecte.
  • La préservation des ressources : nous sensibilisons les membres de l’association au respect des règles environnementales.
• Absences :
  
  • Toute absence doit être justifiée. Qu’elle qu’en soit la cause, vous devez en informer
    l’association dans les meilleurs délais. Toute absence injustifiée peut faire l’objet d’une sanction disciplinaire.
  • En cas de maladie, vous devez prévenir ou faire prévenir votre responsable. En cas d’interruption de votre travail, votre médecin vous délivre un certificat d’arrêt de travail qu’il vous faut envoyer à votre employeur ainsi qu’à votre Caisse d’Assurance Maladie.
  • Certains évènements familiaux donnent droit à des journées d’absences exceptionnelles (justificatifs à fournir).

Vos aides et démarches

Selon votre statut et vos revenus, vous pouvez prétendre à certaines aides. Ci-dessous quelques des démarches que vous pouvez effectuer afin d’améliorer votre situation
professionnelle.

CAF

Si vous payez un loyer ou remboursez un prêt signé avant le 1er février 2018 pour votre
résidence principale, et si vos ressources sont modestes, vous pouvez bénéficier de l’une des
deux aides au logement suivantes (elles ne sont pas cumulables !).

• L’allocation de logement familiale (ALF) si vous avez des personnes à charge dans
  votre foyer ou formez un ménage
• L’allocation de logement sociale (ALS) si vous ne bénéficiez pas de l’ALF.

Le montant de l’allocation est soumis à plusieurs critères. Afin de connaître précisément vos droits, faire la simulation sur le site de la Caf.fr.

Devenir indépendant, professions libérales

Le travailleur indépendant (ou Freelance en secteur informatique) est un professionnel qui
exerce une activité économique indépendante. Il est autonome et propriétaire de ses moyens
de production. Il est décisionnaire et garant de l’évolution de son entreprise.
L’activité peut, sous certaines conditions, être exercée au local d’habitation de l’entrepreneur.

La rémunération dépend de la facturation de prestations. Une prestation se facture à l’heure, à
la journée ou au forfait en fonction de ses missions.

L’entrepreneur est assujetti à l’impôt sur le montant brut de ses revenus annuels (l’IR) après
abattement de ses frais professionnels, dans la catégorie des bénéfices non commerciaux
(BNC). Il cotise également à diverses caisses d’assurances. Les cotisations sont calculées et payées chaque mois ou chaque trimestre en fonction des recettes encaissées le mois ou le trimestre précédent.

Les Indépendants peuvent adhérer à des associations agréées et bénéficier des avantages
fiscaux liés à cette adhésion :

• Agessa
• Maison des Artistes

Pour toute information liée à la création d’activité indépendante :
Tel : 01 53 35 83 63
artistes-auteurs.urssaf.fr

La formation professionnelle des entrepreneurs

Vous avez droit à la formation car vous réglez la CFP (Contribution pour la Formation
Professionnelle). Votre attestation est à retirer sur le site de l’URSSAF (via la déclaration
micro-entrepeneur) rubrique "mes échanges avec l'URSSAF". Ce montant indiqué sur l’attestation ne correspond pas à l’enveloppe à laquelle vous avez droit, mais au montant de CFP que vous avez versé au cours de l’année d’activité écoulée.

1 - Se renseigner auprès de votre Fonds d’Assurance Formation

Afin de savoir à combien vous pouvez prétendre, rendez-vous muni de votre code APE sur le
site du Fonds d’Assurance Formation correspondant à votre activité.  FIFPL pour les professions libérales et AGEFICE pour les prestataires de services.

2 - Choisissez votre formation

Vous n’êtes pas limité à ce que propose votre FAF ! Vous êtes libre de choisir ce à quoi vous
voulez être formé avant de faire une demande de financement. Vérifier que la formation choisie soit éligible à un financement auprès de votre FAF.

3 - Constituez votre dossier de demande de financement

Le dossier doit être déposé au moins un mois avant le début de la formation pour les
prestataires de services. Les libéraux peuvent faire leur demande en ligne sur le site du
FIFPL dans un délai maximum de 10 jours après le début de la formation.

4 - Suivez votre formation et transmettez vos justificatifs

Pendant votre formation, vous devrez signer les feuilles d’émargement et conserver vos
justificatifs de présence. Vous transmettrez l’ensemble de ces derniers et la facture payée de
la formation à votre organisme référent pour vous faire rembourser.
Le remboursement, partiel ou total, intervient généralement dans un délai de deux à trois
mois après la fin de la formation.

Interlocuteurs

Voici les personnes auxquelles vous pouvez vous adressez pour toute question relative à votre stage :

Tibor KATELBACH, Gérant bénévole Mail : contact@communecter.org 0693 91 85 32

Accompagnement administratif : Marie-Jean BEAUPAIN, Assistante administrative Mail : contact@communecter.org

 

Gestion du Kiltir Vrac

Informations

• Montant minimal : 150€
• Référente chez Open Atlas : Jahne
  jahne@pixelhumain.com
• Référent au Comptoir du Vrac : Giovani
  epicerie@comptoirduvrac.re

Préparation du tableau

Le tableau est à envoyer aux membres du groupement d'achat la première semaine de chaque mois. Lebon de commande rempli est à envoyer au Comptoir du vrac le DEUXIÈME VENDREDI de chaque mois.

1 - Formatage

• Accéder au dossier “Kiltir Vrac”
• Dupliquer (screenshot)
• Renommer et ouvrir
• Dans la feuille Gestion des produits
  • Données > Vue filtrée > Aucun
  • Supprimer le contenu des colonnes A à K (gif)
• Dans la feuille Vue participant
  • Données > Vue filtrée > Aucun
  • /!\ à ne pas supprimer la ligne TOTAL tout en bas
  • Supprimer le contenu à partir de la colonne I
• Dans la feuille Bon de commande
  • Données > Vue filtrée > Aucun
  • Sélectionner les colonnes ayant du contenu
  • Clique droit > Effacer les colonnes...

2 - Copie du nouveau catalogue

• Ouvrir le fichier du comptoir du vrac
• Copier les colonnes A à K
• Coller les produits dans Gestion des produits

ATTENTION : Si le bon de commande vierge n'a pas été envoyé par le Comptoir avant la première semaine du mois, ré-utiliser le bon de commande vierge envoyé le mois précédent, ils s'arrangeront.

Un nombre de produits différents entre deux commandes demandera un ajustement de l’affichage des totaux.

3 - Finalisation

• Décocher les produits que l’on ne souhaite pas proposer (non éthique, doublon, …) dans la colonne SELECTION
• Dans Vue participant : Données > Vue filtrée > Produits selectionnés
• Vérifiez les erreurs (ex : prix aberrant) et simulez l’ajout d’un participant
• Si possible : effectuer sa commande pour donner l’exemple

Gestion des commandes

1 - Communication

Faire le premier appel dès que possible et un autre à J-2.

• Affichez la vue filtrée dans Vue participant et copiez en l'url qui s'affiche pour la diffuser
• Communication
  • dans le journal de Kiltir Vrac (exemple)
  • dans le chat avec @all (exemple)

2 - Commander

• Prénom et nom dans la première ligne
• Nombre d’unité dans sa colonne en face du produit
• Total en bas
• Une fois la date limite dépassée :
  • Dans "Gestion des produits" checker chacun des produits
  • Si besoin modifier la "Quantité de produits commandés" si, par exemple, on sait que le colis incomplet sera de toute façon vendu.
  • Activez la vue "Bon de commande"
  • Copier le contenu des colonnes de A à L
  • Dans l'onglet "Bon de commande" : Édition > Collage spécial : Copier uniquement les valeurs + Copier uniquement le format
  • Remplir le bordereau en haut du fichier (PRÉNOM : Open, NOM : Atlas, N° : +262 6 93 91 85 32 (Tibor), MAIL : contact@communecter.org)

  • Enregistrer et envoyer le fichier à Giovany : epicerie@comptoirduvrac.re avec en copie comptoir-du-vrac@googlegroups.com et contact@communecter.org.

Un produit est commandé mais est déjà disponible en stock ? On ne commande pas sauf :
- si la commande ne dépasse pas la moitié d'un colis -> on vend le stock et on modifie la commande du participant (couleur + commentaire) . - si la commande dépasse et que le fait d'en re-commander n'augmente pas le stock actuel

3 - Distribution

• Le comptoir du vrac nous informe de la date de réception . On transmet l'information aux participants à la commande + un appel à l'aide pour aider à décharger (il faut 4 minimum personnes).
• Les volontaires aident à décharger les palettes reçues au Port pour les amener au Comptoir du vrac. Dans la foulée nous vérifions et récupérons la commande du Kiltir Vrac qui se retrouve enfin au Kiltir Lab.
• Nous lançons un appel à venir récupérer la commande dans des contenants personnels
• La commande de chaque personne est préparée.
• Le jour J la personne :
  • récupère sa commande
  • (optionnel) : se sert dans le surplus de produits (bien noter les quantités)
  • paye le montant (ou promet de le faire)

Les participants ont 7 jours pour venir récupérer leur commande, sinon nous considérons que c'est du surplus.

Process de développement

Dans le cadre d'une prestation

Avant

1 - Prise de contact

• Identifier la personne avec qui nous serons en contact
• Ouvrir un Google Doc dans lequel nous agrégeons toutes les infos relatives à ce dossier
• Faire une visioconférence pour contextualiser un maximum
• Estimer approximativement leur budget

2 - Co-écriture du cahier des charges

• Nous invitons à compléter leurs informations

Développement

COstum

• Mise en place de la configuration
• Personnalisation du contenu
• Activation des modules
• Déploiement
• Intégration graphique

Après

 

 

Suivi des réunions

Un tableau récapitulatif des réunions en petit ou en grand groupe dans le cadre des projets d'Open Atlas.

Réunions de groupe Open Atlas

RÉUNIONS DE GROUPE OPAL

DATE	PARTICIPANT•ES	THÉMATIQUE	POINTS ABORDÉS
27.05.19	Jahne • Enora • Ambre • Agatha • Tibor	POINT D'ÉTAPE SMARTERRE	- Graphisme et stratégie générale
03.06.19	Agatha • Ambre • Edith • Tibor • Béa • Marie-Jean • Jahne	POINT SMARTERRE	- Avancées graphiques - Programme de com' SMT
10.07.19	Béa • Antoine • Jahne	POINT CTE	1. Mise en forme du questionnaire acteurs 2. Organisation / Optimisation des rencontres
27.06.19	Jahne • Edith • Rapha	POINT HOLOPTISME (sous forme d’évaluation)	- Objet :  les outils d’organisation d'Open Atlas et  la responsabilité de chacun dans leur mise en œuvre - Objectif :  Sélectionner des outils organisationnels et s’y attacher
03.10.19	Tibor • Tom • Raph • Clément • Jahne • Marie-Jean •	POINT OPALO	- Statut de l’association / statut des travailleurs - SCIC et CAE - Smarterre TCO - Kiltir Lab - Vol au dessus des COSTUM - Présentation d’OPAL
	Liens externes	Communecter - SCIC SCIC Réflexion (séminaire du weekend à Vincendo)
14.10.19	Béa • Tibo • Marie-Jean • Pierre • Antoine • Tibor • Raph • Jahne • Clément • Florent	POINT OPALO  ÉVALUATION ARIANE	- Présentation de Tibo et de son projet de nano-monnaie - SCIC (préparation avant le 7 novembre)  - Smarterre : le volet financier, comment alléger notre modèle vis-à-vis de nos partenaires - Rémunération équitable
21.10.19	Tom • Jahne	POINT DOCU SMARTERRE	- Définir une stratégie de documentation pour le projet Smarterre
07.11.19	Jérôme • Pierre M • Marie-Jean • Clément • Tom • Jahne • Tibor • Raphaël • Béa • Luc	• Procès verbal de l'AG de CO • Procès verbal de l'AG de Open Atlas	- Vote du Conseil d'Adminstration - Scission de l'association Open Atlas en deux entités (+ CO)
	Liens externes	Statut Coop
22.11.19		POINT OPALO	- L'avenir de l'association - Suite scic - Point financier - Retour sur l'experience teletravail - Point sur les divers projets
02.11.19	Marie-Jean • Pierre M • Pierre G • Tony • Tibor • Jérôme • Raphaël • Jahne • Thibault	POINT OPALO	- SCIC : Open Atlas en vue de devenir la SCIC ? - Cozette - Fabrik - CORD
	Liens externes	Montage simplifié juridique SCIC
22.11.19	Florent • Marie-Jean • Thomas • Tony • Pierre • Tibor • Jahne • Clément	POINT OPALO	L’avenir de l’association Suite scic Point financier Retour sur l’experience teletravail Point sur les divers projets
03.02.20	Tom • Tibo • Jahne • Tony • Raph • Tibor • Florent	POINT OPALO	1) COzette / Domin 2) Plan d’action pour CoStrasbourg 3) Compta analytique 4) Nouveaux projets possibles pour l’asso PH + nouveaux membres

 

Campagne de don

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