Opalo (Open Atlas s'organise) Accueil stagiaires Informations globales sur les stages Bienvenue ! Nous sommes heureux de vous accueillir au sein de notre association. Vous venez d’intégrer l’association OPEN ATLAS. Ce livret a été mis en place pour vous guider et vous accompagner dans les grandesétapes de votre intégration. Vous y trouverez des informations pratiques et des éléments de présentation de l’association. Cette page vous est spécialement destiné et vous sera utile pour comprendre les activités, lefonctionnement ainsi que l’organisation de l’association que vous intégrez. Il a pour objet de vous donner les informations utiles dans votre vie professionnelle quotidienne. Nous vous en souhaitons bonne lecture et bon usage. L'association Nous vous invitons à lire attentivement ces pages : Présentation de l'association Historique du projet Votre arrivée Avant toute chose assurez d'avoir connaissance de : Votre référent : c’est votre contact principal. Il a pour mission de vous accueillir, de vous aider, de vous informer et de vous guider dès votre arrivée. L'intitulé et la nature de votre poste. Votre convention : notre association a signé avec votre Centre de formation une convention.En signant votre convention, vous vous êtes engagé⋅e pour une durée déterminée. Vos horaires de travail : les bureaux sont ouverts de 8h30 à 17h. Vos obligations L’association dépend de la Convention Collective de l’Animation et des règles qui larégissent. Sécurité : il incombe à chaque salarié de prendre soin de sa sécurité et de sa santé ainsi que de celle des autres personnes concernées du fait de ses actes ou de ses omissions au travail. Environnement : La gestion des déchets : l’activité de l’association génère peu de déchets. Toutefois, le tri sélectif est pratiqué dans le respect des jours de collecte. La préservation des ressources : nous sensibilisons les membres de l’association au respect des règles environnementales. Absences : Toute absence doit être justifiée. Qu’elle qu’en soit la cause, vous devez en informerl’association dans les meilleurs délais. Toute absence injustifiée peut faire l’objet d’une sanction disciplinaire. En cas de maladie, vous devez prévenir ou faire prévenir votre responsable. En cas d’interruption de votre travail, votre médecin vous délivre un certificat d’arrêt de travail qu’il vous faut envoyer à votre employeur ainsi qu’à votre Caisse d’Assurance Maladie. Certains évènements familiaux donnent droit à des journées d’absences exceptionnelles (justificatifs à fournir). Vos aides et démarches Selon votre statut et vos revenus, vous pouvez prétendre à certaines aides. Ci-dessous quelques des démarches que vous pouvez effectuer afin d’améliorer votre situationprofessionnelle. CAF Si vous payez un loyer ou remboursez un prêt signé avant le 1er février 2018 pour votrerésidence principale, et si vos ressources sont modestes, vous pouvez bénéficier de l’une desdeux aides au logement suivantes (elles ne sont pas cumulables !). L’allocation de logement familiale (ALF) si vous avez des personnes à charge dansvotre foyer ou formez un ménage L’allocation de logement sociale (ALS) si vous ne bénéficiez pas de l’ALF. Le montant de l’allocation est soumis à plusieurs critères. Afin de connaître précisément vos droits, faire la simulation sur le site de la Caf.fr. Devenir indépendant, professions libérales Le travailleur indépendant (ou Freelance en secteur informatique) est un professionnel quiexerce une activité économique indépendante. Il est autonome et propriétaire de ses moyensde production. Il est décisionnaire et garant de l’évolution de son entreprise.L’activité peut, sous certaines conditions, être exercée au local d’habitation de l’entrepreneur. La rémunération dépend de la facturation de prestations. Une prestation se facture à l’heure, àla journée ou au forfait en fonction de ses missions. L’entrepreneur est assujetti à l’impôt sur le montant brut de ses revenus annuels (l’IR) aprèsabattement de ses frais professionnels, dans la catégorie des bénéfices non commerciaux(BNC). Il cotise également à diverses caisses d’assurances. Les cotisations sont calculées et payées chaque mois ou chaque trimestre en fonction des recettes encaissées le mois ou le trimestre précédent. Les Indépendants peuvent adhérer à des associations agréées et bénéficier des avantagesfiscaux liés à cette adhésion : Agessa Maison des Artistes Pour toute information liée à la création d’activité indépendante :Tel : 01 53 35 83 63artistes-auteurs.urssaf.fr La formation professionnelle des entrepreneurs Vous avez droit à la formation car vous réglez la CFP (Contribution pour la FormationProfessionnelle). Votre attestation est à retirer sur le site de l’URSSAF (via la déclarationmicro-entrepeneur) rubrique "mes échanges avec l'URSSAF". Ce montant indiqué sur l’attestation ne correspond pas à l’enveloppe à laquelle vous avez droit, mais au montant de CFP que vous avez versé au cours de l’année d’activité écoulée. 1 - Se renseigner auprès de votre Fonds d’Assurance Formation Afin de savoir à combien vous pouvez prétendre, rendez-vous muni de votre code APE sur lesite du Fonds d’Assurance Formation correspondant à votre activité.  FIFPL pour les professions libérales et AGEFICE pour les prestataires de services. 2 - Choisissez votre formation Vous n’êtes pas limité à ce que propose votre FAF ! Vous êtes libre de choisir ce à quoi vousvoulez être formé avant de faire une demande de financement. Vérifier que la formation choisie soit éligible à un financement auprès de votre FAF. 3 - Constituez votre dossier de demande de financement Le dossier doit être déposé au moins un mois avant le début de la formation pour lesprestataires de services. Les libéraux peuvent faire leur demande en ligne sur le site duFIFPL dans un délai maximum de 10 jours après le début de la formation. 4 - Suivez votre formation et transmettez vos justificatifs Pendant votre formation, vous devrez signer les feuilles d’émargement et conserver vosjustificatifs de présence. Vous transmettrez l’ensemble de ces derniers et la facture payée dela formation à votre organisme référent pour vous faire rembourser.Le remboursement, partiel ou total, intervient généralement dans un délai de deux à troismois après la fin de la formation. Interlocuteurs Voici les personnes auxquelles vous pouvez vous adressez pour toute question relative à votre stage : Tibor KATELBACH, Gérant bénévoleMail : contact@communecter.org0693 91 85 32 Accompagnement administratif :Marie-Jean BEAUPAIN, Assistante administrativeMail : contact@communecter.org Gestion du Kiltir Vrac Informations Montant minimal : 150€ Référente chez Open Atlas : Jahne jahne@pixelhumain.com Référent au Comptoir du Vrac : Giovaniepicerie@comptoirduvrac.re Préparation du tableau Le tableau est à envoyer aux membres du groupement d'achat la première semaine de chaque mois. Lebon de commande rempli est à envoyer au Comptoir du vrac le DEUXIÈME VENDREDI de chaque mois. 1 - Formatage Accéder au dossier “Kiltir Vrac” Dupliquer (screenshot) Renommer et ouvrir Dans la feuille Gestion des produits Données > Vue filtrée > Aucun Supprimer le contenu des colonnes A à K (gif) Dans la feuille Vue participant Données > Vue filtrée > Aucun /!\ à ne pas supprimer la ligne TOTAL tout en bas Supprimer le contenu à partir de la colonne I Dans la feuille Bon de commande Données > Vue filtrée > Aucun Sélectionner les colonnes ayant du contenu Clique droit > Effacer les colonnes... 2 - Copie du nouveau catalogue Ouvrir le fichier du comptoir du vrac Copier les colonnes A à K Coller les produits dans Gestion des produits ATTENTION : Si le bon de commande vierge n'a pas été envoyé par le Comptoir avant la première semaine du mois, ré-utiliser le bon de commande vierge envoyé le mois précédent, ils s'arrangeront. Un nombre de produits différents entre deux commandes demandera un ajustement de l’affichage des totaux. 3 - Finalisation Décocher les produits que l’on ne souhaite pas proposer (non éthique, doublon, …) dans la colonne SELECTION Dans Vue participant : Données > Vue filtrée > Produits selectionnés Vérifiez les erreurs (ex : prix aberrant) et simulez l’ajout d’un participant Si possible : effectuer sa commande pour donner l’exemple Gestion des commandes 1 - Communication Faire le premier appel dès que possible et un autre à J-2. Affichez la vue filtrée dans Vue participant et copiez en l'url qui s'affiche pour la diffuser Communication dans le journal de Kiltir Vrac (exemple) dans le chat avec @all (exemple) 2 - Commander Prénom et nom dans la première ligne Nombre d’unité dans sa colonne en face du produit Total en bas Une fois la date limite dépassée : Dans "Gestion des produits" checker chacun des produits Si besoin modifier la "Quantité de produits commandés" si, par exemple, on sait que le colis incomplet sera de toute façon vendu. Activez la vue "Bon de commande" Copier le contenu des colonnes de A à L Dans l'onglet "Bon de commande" : Édition > Collage spécial : Copier uniquement les valeurs + Copier uniquement le format Remplir le bordereau en haut du fichier (PRÉNOM : Open, NOM : Atlas, N° : +262 6 93 91 85 32 (Tibor), MAIL : contact@communecter.org) Enregistrer et envoyer le fichier à Giovany : epicerie@comptoirduvrac.re avec en copie comptoir-du-vrac@googlegroups.com et contact@communecter.org. Un produit est commandé mais est déjà disponible en stock ? On ne commande pas sauf :- si la commande ne dépasse pas la moitié d'un colis -> on vend le stock et on modifie la commande du participant (couleur + commentaire) . - si la commande dépasse et que le fait d'en re-commander n'augmente pas le stock actuel 3 - Distribution Le comptoir du vrac nous informe de la date de réception . On transmet l'information aux participants à la commande + un appel à l'aide pour aider à décharger (il faut 4 minimum personnes). Les volontaires aident à décharger les palettes reçues au Port pour les amener au Comptoir du vrac. Dans la foulée nous vérifions et récupérons la commande du Kiltir Vrac qui se retrouve enfin au Kiltir Lab. Nous lançons un appel à venir récupérer la commande dans des contenants personnels La commande de chaque personne est préparée. Le jour J la personne : récupère sa commande (optionnel) : se sert dans le surplus de produits (bien noter les quantités) paye le montant (ou promet de le faire) Les participants ont 7 jours pour venir récupérer leur commande, sinon nous considérons que c'est du surplus.Process de développement Dans le cadre d'une prestation Avant 1 - Prise de contact Identifier la personne avec qui nous serons en contact Ouvrir un Google Doc dans lequel nous agrégeons toutes les infos relatives à ce dossier Faire une visioconférence pour contextualiser un maximum Estimer approximativement leur budget 2 - Co-écriture du cahier des charges Nous invitons à compléter leurs informations Développement COstum Mise en place de la configuration Personnalisation du contenu Activation des modules Déploiement Intégration graphique Après Suivi des réunions Réunions de groupe Open Atlas RÉUNIONS DE GROUPE OPAL DATE PARTICIPANT•ES THÉMATIQUE POINTS ABORDÉS 27.05.19  Jahne • Enora • Ambre • Agatha • Tibor POINT D'ÉTAPESMARTERRE - Graphisme et stratégie générale 03.06.19 Agatha • Ambre • Edith • Tibor • Béa • Marie-Jean • Jahne POINT SMARTERRE - Avancées graphiques - Programme de com' SMT 10.07.19 Béa • Antoine • Jahne POINT CTE 1. Mise en forme du questionnaire acteurs 2. Organisation / Optimisation des rencontres 27.06.19 Jahne • Edith • Rapha POINT HOLOPTISME (sous forme d’évaluation) - Objet :  les outils d’organisation d'Open Atlas et  la responsabilité de chacun dans leur mise en œuvre - Objectif :  Sélectionner des outils organisationnels et s’y attacher 03.10.19 Tibor • Tom • Raph • Clément • Jahne • Marie-Jean • POINT OPALO - Statut de l’association / statut des travailleurs - SCIC et CAE - Smarterre TCO - Kiltir Lab - Vol au dessus des COSTUM- Présentation d’OPAL Liens externes Communecter - SCIC SCIC Réflexion (séminaire du weekend à Vincendo) 14.10.19 Béa • Tibo • Marie-Jean • Pierre • Antoine • Tibor • Raph • Jahne • Clément • Florent POINT OPALO ÉVALUATION ARIANE - Présentation de Tibo et de son projet de nano-monnaie - SCIC (préparation avant le 7 novembre) - Smarterre : le volet financier, comment alléger notre modèle vis-à-vis de nos partenaires - Rémunération équitable 21.10.19 Tom • Jahne POINT DOCU SMARTERRE - Définir une stratégie de documentation pour le projet Smarterre 07.11.19 Jérôme • Pierre M • Marie-Jean • Clément • Tom • Jahne • Tibor • Raphaël • Béa • Luc • Procès verbal de l'AG de CO • Procès verbal de l'AG de Open Atlas - Vote du Conseil d'Adminstration - Scission de l'association Open Atlas en deux entités (+ CO) Liens externes Statut Coop 22.11.19 POINT OPALO - L'avenir de l'association- Suite scic- Point financier- Retour sur l'experience teletravail - Point sur les divers projets 02.11.19 Marie-Jean • Pierre M • Pierre G • Tony • Tibor • Jérôme • Raphaël • Jahne • Thibault POINT OPALO - SCIC : Open Atlas en vue de devenir la SCIC ?- Cozette- Fabrik - CORD Liens externes Montage simplifié juridique SCIC 22.11.19 Florent • Marie-Jean • Thomas • Tony • Pierre • Tibor • Jahne • Clément POINT OPALO L’avenir de l’association Suite scic Point financier Retour sur l’experience teletravail Point sur les divers projets 03.02.20 Tom • Tibo • Jahne • Tony • Raph • Tibor • Florent POINT OPALO 1) COzette / Domin2) Plan d’action pour CoStrasbourg3) Compta analytique4) Nouveaux projets possibles pour l’asso PH + nouveaux membres Campagne de don Protocole nouveau donateur Ajouter dans le groupe Pixel Humain avec le rôle “Donateur” et Coop Ajout à la newsletter dans la liste “Donateur” Envoi du mail de remerciement aux nouveaux donateurs Ping sur la messagerie de Pixel Humain